El Ministerio de Trabajo concreta los requisitos de los nuevos sistemas de control de la jornada laboral. Se calcula que entrará en vigor a principios del año 2026.

El Ministerio de Trabajo avanza en los últimos pasos para la aprobación del reglamento que desarrollará las nuevas obligaciones de los sistemas de control de jornada, como paso previo a su aprobación como Real Decreto en el Consejo de Ministros. Entrará en vigor a los 20 días de su publicación en el Boletín Oficial del Estado (BOE).

Este nuevo registro horario comportará las siguientes nuevas obligaciones para las empresas:

• Registro Digital: Las empresas, todas, deberán garantizar el registro diario de la jornada de trabajo realizada por cada persona trabajadora en su lugar de trabajo «por medios digitales». Para que este sistema sea válido se establecen tres características: que sea objetivo, fiable y accesible.

• Protección de datos: La empresa debe asegurarse de que el registro de jornada garantice adecuadamente el derecho a la intimidad y a la protección de datos, garantizando que el registro no se ubique en zonas de acceso público ni encontrarse accesible a personas distintas de las que deban realizar cada asiento.

• Desglose de horas. Será obligación del empleado la labor de incluir la información sobre los tiempos de trabajo en el sistema facilitado por la empresa. Debe especificarse el horario concreto de inicio y finalización de cada jornada de trabajo, indicando la hora y el minuto en el que se producen. Y también el horario concreto de inicio y finalización de cada pausa, dentro de la jornada, que no tenga la consideración de tiempo de trabajo efectivo, también con la concreción de la hora y el minuto en el que se producen.

• Horas extra. En caso de realización de horas extraordinarias, la empresa deberá especificar si se compensarán por descanso o si se retribuirán, así como si resultan horas trabajadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes.

• Acceso a los datos. El sistema de registro permitirá que los trabajadores puedan consultar y obtener copia de sus asientos y modificaciones, en cualquier momento y de forma inmediata. Y sin perjuicio de lo anterior, la empresa entregará, junto con el recibo de salarios, copia del resumen correspondiente al periodo fijado para el abono de las retribuciones. El sistema de registro deberá permitir el acceso de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en cualquier momento y de forma inmediata, de manera remota y presencial en los centros de trabajo.

Es prudente iniciar los trámites correspondientes para implementar un software de registro horario digital que cumpla las nuevas funciones que exigirá la nueva normativa, que con casi toda seguridad entrará en vigor a principios del próximo año.